C - Mapeamento entre código IW e Brasíndice / Simpro

O mapeamento entre códigos IW e “Brasíndice / Simpro” é necessário para que o sistema consiga valorar automaticamente medicamentos e materiais tanto na orçamentação quanto no fechamento das contas a receber dos clientes do Home Care. O IW oferece dois modelos fundamentais de mapeamentos de códigos a saber:

· Mapeamento Padronizado

· Mapeamento Marca a Marca

Mapeamento de Códigos Padronizado

O modelo de mapeamento de códigos padronizado se baseia na premissa de que será estabelecido um “padrão” de marca (Fabricante) para cada código de material / medicamento cadastrado no IW. Por exemplo para um medicamento genérico produzido por diversos fabricantes (Medley, Eurofarma etc) é estabelecida uma marca (Ex.: Medley) como sendo a marca “Padronizada” ou “Marca de referência comercial”. A marca de referência comercial será utilizada pelo IW em todos orçamentos e ou fechamentos de conta que citem esse medicamento. Mesmo que por ventura durante a operação da dispensação sejam dispensados desse medicamento de outro fabricante (Ex.: Eurofarma) para fins de orçamento e faturamento constará sempre a marca de “referência comercial” nesse exemplo “Medley”.

Esse modelo é de longe o mais prático e tem a vantagem de estabelecer uma linguagem comercial estável e padronizada, deixando um grau de liberdade importante para os gestores do dispensário do Home Care para adquirem um conjunto de marcas (consideradas de qualidade equivalente à “marca de referência comercial” estabelecida pelos gestores do Home Care.

Para registrar esses mapeamentos navegue: menu – Configuração – (3) Tabelas Preços – (5) Relacionamento Cód. SCC. A figura a seguir ilustra a interface F01046:

Na 1° aba dessa interface vamos declarar quais os relacionamentos de códigos que necessitamos fazer. No exemplo acima declaramos que “Mat. Enfermagem” como sendo mapeados tanto em códigos “Brasíndice_18” quanto em códigos “Simpro”, ou seja, dependendo do material de enfermagem o seu preço poderá ser obtido ou do Brasíndice ou do Simpro.

Nota: O objetivo dos relacionamentos que vamos cadastrar é criar as “possibilidades” de obtenção automatizada de preços através das tabelas comerciais Brasíndice / Simpro. No cadastramento dos contratos com fontes pagadoras será, mais tarde, estabelecida uma sequência entre tabelas de preços (ex.: 1º obtém o preço no Brasíndice se não encontrar adote o preço Simpro e se não encontrar no Simpro adote o preço de uma outra tabela própria do Home Care).

Para pesquisar e cadastrar os mapeamentos de códigos padronizados propriamente ditos selecione uma linha na 1º aba da F01046 e navegue para a 2º aba. A figura a seguir ilustra essa interface:

Para cadastrar um relacionamento de códigos clique no botão “Novo” e informe valores para os campos editáveis e obrigatórios e clique no botão salvar. A seguir descrevemos o significado dos campos apresentados nesse gride:

Empresa: Trata-se de uma caixa de seleção (combo box) populada com a relação de empresas cadastradas no IW. Essa coluna permite que sejam cadastrados mapeamentos com as tabelas de preços diferenciados por operadora. Nos casos excepcionais onde uma operadora exigir regras com relação ao código das tabelas de preço (Brasíndice ou Simpro) que deverá ser considerado na precificação de orçamentos e faturamento então, exclusivamente nesses casos, deve-se valorar essa coluna com a pessoa jurídica que corresponde a essa operadora. Nota: Naqueles casos de Operadoras para as quais são configurados mapeamentos exclusivos (valorando a coluna Operadora) , caso o IW não encontre um mapeamento citando essa Operadora então será considerado um outro mapeamento que esteja com a coluna “Operadora” em branco.

Cod. Origem: digite parte do nome do código desejado e tecle F3. O IW abrirá uma caixa de diálogo apresentando todos os códigos cujos nomes contém o texto digitado. Quando o usuário selecionar um item o IW fecha automaticamente a caixa de seleção de códigos de popula o campo “Nome SCC Origem”.

Cod. Destino: digite parte do nome do código no tipo destino (Brasindice ou Simpro dependendo do relacionamento) e acione a tecla F3 ou F8 (recomendada). A tecla F3 exibe uma caixa de seleção com os códigos cujo nome contém o texto digitado pelo usuário. A tecla F8 tem um comportamento semelhante com a diferença que além dos nomes dos códigos apresenta também os “preços” dos itens (com base na carga mais recente que tenha sido realizada do Simpro/Brasíndice).

Nota: Nos casos em que o usuário já dispõe em mão o código correspondente na tabela Simpro ou Brasíndice pode-se também digitar esse código direto no campo “Cod. Destino” e acionar a tecla F3 (nesse caso o IW encontrará um único item que será automaticamente lançado no gride populando-se automaticamente o campo “Nome SCC Destino”).

Qtde U.M. Tabela: trata-se de um fator de equivalência de quantidades. Deve ser preenchido com a quantidade de uma embalagem do código destino do relacionamento (expressa na unidade de medida de estocagem configurada no IW). Exemplo: se o código de destino do relacionamento se referir a uma cartela com 12 cps e a unidade de estocagem do item for “cp” o campo “Qtde U.M. Tabela” deve ser valorado com “12”.

IMPORTANTE: Como regra padronizada deve-se optar pela embalagem correspondente à “menor apresentação de mercado”. Ou seja, deve-se escolher o item com a menor quantidade por embalagem. Essa quantidade por embalagem será utilizada pelo IW em arredondamentos de quantidades lançadas em orçamento no caso de contratos configurados para terem suas quantidades ajustadas como múltiplos de quantidades por embalagem.

Fator %: Se refere a uma porcentagem de acréscimo que pode ser utilizada para reajustar preços de itens específicos. Tipicamente essa coluna é valorada com “0” (zero). Quando essa coluna for preenchida com um valor diferente de zero o IW irá aplicar esse percentual sobre o preço original advindo da tabela de preços.

Preço Fábrica: Preço fábrica obtido da tabela de preços.

Preço Max. Consumidor: Preço máximo ao consumidor obtido da tabela de preços.

Nota: A tabela Simpro apresenta preços fábrica e preço máximo ao consumidor para todos os tipos de itens (medicamentos, materiais de enfermagem etc). A tabela Brasíndice normalmente traz preço fábrica e preço máximo ao consumidor somente para medicamentos, no caso de materiais e dietas consta normalmente apenas o preço fábrica.

Código Brasind / Simpro: Trata-se do código do item na tabela de preços Brasíndice ou Simpro

Preço Fábr Unit: Trata-se do preço fábrica dividido pela coluna “Qtde U.M. Tabela”.

Preço Max Cons. Unit: Trata-se do preço máximo ao consumidor dividido pela coluna “Qtde U.M. Tabela”.

Qtde Embalagem: Trata-se do campo quantidade por embalagem obtido da tabela de preços Brasíndice / Simpro.

Nota: Normalmente essa é a quantidade que deve ser valorada na coluna “Qtde U.M. Tabela do relacionamento entre códigos. Contudo o IW não faz essa valoração automaticamente para permitir que o Home Care adote outros tipos de fracionamento a seu critério.

O cadastramento dos relacionamentos entre códigos também pode ser realizado a partir da interface de cadastramento de materiais F01032 através da navegação ilustrada abaixo:

Quando clicamos no botão “Código SCC” o IW abre um popup com duas opções. Escolha a opção denominada “Map Códigos” e será lançada a seguinte interface(F01089):

Nessa interface o IW apresenta uma linha para cada tabela de preços mapeada ao tipo de item (material de enfermagem, medicamento, dieta ou material diverso). No exemplo acima havíamos selecionado um medicamento “ID = 131027 - Acetilcisteina 600 mg COMP - Marca”. Como trata-se de um medicamento e o tipo “medicamento” está associado tanto à tabela Brasindice_18 quanto à tabela “Simpro” aparecem duas linhas na inteface ilustrada acima, uma linha para cadastramento do mapeamento no Brasíndice e outra linha para o mapeamento do item no Simpro.

Para fazer o cadastramento do código a ser mapeado coloque a célula da coluna “ID IW Tab Preços” em foco no gride (execute um duplo clique com o botão esquerdo do mouse sobre a célula do gride) como ilustrado abaixo:

Nesse caso clicamos na célula relacionada com a coluna “Código Tab Preço” na linha relacionada com a tabela “Simpro”. Note que o campo se transmuta na cor “azul”. Sobre esse campo azul podemos agora digitar parte do nome do medicamento que desejamos localizar na tabela Simpro para ser associado ao item “ID = 131027 - Acetilcisteina 600 mg COMP - Marca” e digitamos a tecla F9 de busca (**). Isso fará com que o IW abra uma caixa de diálogo apresentando a relação de itens no Simpro em cuja descrição consta a palavra chave de busca digitada. A figura abaixo ilustra essa caixa de diálogo:

(**) IMPORTANTE: Em algumas versões de máquina virtual java a tecla F9 tem funcionalidade diferenciada, nessas versões deve-se utilizar a tecla F8 que irá desempenhar a mesma função no IW)

Nota: Para que a busca por F9 funcione é fundamental que já tenha sido realizada previamente pelo menos uma carga dos preços da tabela Simpro / Brasíndice.

IMPORTANTE:

(A) Ao buscarmos os preços de medicamentos ou materiais no Simpro / Brasíndice através da tecla F9, notem que o IW irá retornar diversas opções de valores, não somente de itens de fabricantes distintos mas também itens de tabelas Simpro ou Brasíndice distintas tais como: Tabela Brasíndice PFB , Tabela Brasíndice PMC, ou mesmo, tabelas distintas de “Filiais distintas” (Exemplo: Tabela Simpro RJ , Tabela Simpro SP). Após realizar o mapeamento e salvar, notem que no resultado da pesquisa dos itens mapeados o IW irá apresentar valores para as colunas “Preço Fábrica” e / ou “Preço máximo ao consumidor”. O valor exigido pelo IW nessa interface serão um dos valores encontrados (Ex.: Em uma instalação Multi Filial do IW existirão várias tabelas de preços Simpro SP, RJ etc. O valor exibido nessa interface será um desses valores selecionado “aleatoriamente” ( o 1º registro que retornar).

(B): Notem que esses valores exibidos tem como objetivo oferecer “noções” sobre os preços dos itens mapeados e não se tratam de valores “oficiais” que serão utilizados no faturamento, pelo fato de que, o processamento da precificação no faturamento ou no orçamento é muito mais complexo e leva em consideração muitas outras varáveis tais como (regras de precificação específicas por Operadora, Filial do paciente, Regras de desconto diferencias por valor, Regras exclusivas de precificação por paciente etc.

Mapeamento Marca a Marca

O modelo de mapeamento em Marca a Marca se baseia na premissa de que será estabelecido um mapeamento para cada fabricante que for declarado na Aba Alternativo do Código SCC e devidamente cadastrado na Aba Cfg de Marcas da Interface 1032 Cadastro de Materiais.

A marca mapeada será utilizada pelo IW em todos orçamentos e ou fechamentos de conta que citem esse medicamento, materiais e dietas.

Esse modelo não é um prático, visto que os fornecedores de pequeno porte entram e saem das tabelas de preços dessas publicações com frequência, fazendo com que ao se calcular um orçamento caia em produtos que não tem mais preço na tabela pesquisada, sendo necessário um novo mapeamento do produto. Em alguns casos esse novo mapeamento pode trazer valores muito diferente do que vinha sendo praticado nos orçamentos anteriores e podendo gerar a recusa por parte da seguradora da admissão do paciente no Home Care.

Esse modelo tem a desvantagem de não estabelecer uma linguagem comercial estável e padronizada.

Para registrar esse tipo de mapeamentos faça a seguinte navegação: Menu – Configuração – (2) Cadastros – (3) Materiais, fazendo com que a Interface 1032 seja apresentada. Pesquise o material/medicamento ou dieta a ser mapeado e clique no botão Código do SCC e depois na opção Map. Códigos, conforme mostra a ilustração a seguir:

Quando a Interface 1089 for apresentada, clique na Aba Mapeamento Marca a Marca, fazendo com que a interface abaixo seja apresentada:

Para fazer o mapeamento adote os mesmos procedimentos descritos acima para o Mapeamento Padrão.


Realizando Pesquisas dos Preços Mapeados no IW

O IW oferece uma interface apropriada para realizar consultas sobre os preços mapeados através de tabelas comerciais. Para acessar essa interface navegue menu – Configuração – (2) Cadastros – (03) Materiais – (2) Cód. x Brasíndice/Simpro. A figura a seguir ilustra essa interface:

Para pesquisar o mapeamento marca a marca, clique na segunda aba desta tela para ter acesso às informações registradas, conforme mostra a ilustração a seguir:

Para realizar pesquisar pode-se selecionar um tipo de item (Medicamentos, Materiais de Enfermagem, Dietas ou Materiais Diversos) e/ou digitar parte do nome genérico desejado no campo “Nome Genérico”. Nota: Para fazer pesquisas de itens que contenham um determinado texto “no meio do nome” deve-se digitar um carácter “%” antes do texto da busca, conforme mostra a tela a seguir com o resultado da pesquisa:

Verificações Sistemáticas do Cadastramento de Mapeamentos Padronizado e Preços

A cada nova carga de tabelas de preços comerciais no IW (Ex.: Brasíndice / Simpro) pode ocorrer a “descontinuidade” de preços para alguns códigos. Uma medicação ou material pode deixar de ser comercializado ou simplesmente sair do grupo de itens amostrados pela empresa responsável pela publicação da referida tabela. Essa possibilidade faz com que seja “fundamental” a verificação da consistência dos preços disponíveis no IW sob a penas de ocorrerem mensagens de alerta e bloqueiodurante cálculos de orçamentos ou fechamentos de contas. Para monitorar a consistência dos cadastros de materiais o IW disponibiliza os seguintes relatórios:

Relatório 1: Listagem de Itens sem mapeamento padrão de códigos no Brasíndice

Esse relatório apresenta todos os itens (medicamentos, materiais de enfermagem, dietas e materiais diversos) que tenham sido declarados no cadastro de materiais como devendo possuir um relacionamento com o Brasíndice mas esse relacionamento não foi cadastrado no sistema. A providência a ser tomada será cadastrar o mapeamento padronizado conforme já descrito nesse documento.

Para acessar esse relatório navegue: Menu – Relatórios – (1) Administrativos – “05–Mat. s/ Map. Brasínd Padrão”

A figura abaixo ilustra esse relatório:

Relatório 2: Listagem de Itens sem mapeamento padrão de códigos no Simpro

Esse relatório apresenta todos os itens (medicamentos, materiais de enfermagem, dietas e materiais diversos) que tenham sido declarados no cadastro de materiais como devendo possuir um relacionamento com o Simpro, mas esse relacionamento não foi cadastrado no sistema. A providência a ser tomada será cadastrar o mapeamento padronizado conforme já descrito nesse documento.

Para acessar esse relatório navegue: Menu – Relatórios – Administrativos – “06–Mat. s/ Map. Simpro Padrão”

A figura abaixo ilustra esse relatório:

Relatório 3: Listagem de Itens que possuem mapeamento mas estão sem preço na tabela comercial

Esse relatório apresenta todos os itens (medicamentos, materiais de enfermagem, dietas e materiais diversos) que possuem mapeamentos padronizados corretamente cadastrados no IW mas não possuem preços na tabela comercial correspondente (Ex.: Brasíndice e/ou Simpro). Esse tipo de inconsistência pode ocorrer nos casos de “descontinuidade” itens nas tabelas comerciais (Ex.: Brasíndice / Simpro).

Para acessar esse relatório navegue: menu – relatórios – Administrativos – “07-Mat. s/ Preço Map Padrão”

A figura abaixo ilustra esse relatório:

Além dos 3 (três) relatórios apresentados acima, existem mais 2 (dois) relatórios que apresentam o mapeamento do produto nas suas respectivas tabelas (brasíndice ou simpro) e com as informações deste mapeamento, como mostram as ilustrações abaixo:

Mapeamentos com a tabela Brasindice

Mapeamentos com a tabela Simpro