Gerenciamento
de Grupos e Palestras (GAPS)
Grupos
de Atividades/Palestras constituem um importante instrumento na
estruturação dos programas de promoção da
saúde. Em linhas gerais o objetivo desses processos é
transferir conhecimento e promover a transformação dos
hábitos pessoais nas populações gerenciadas
objetivando a redução dos fatores de risco e promovendo
aumento da qualidade de vida. Os grupos de atividades/palestras em
sua estruturação de assemelham bastante a mini-cursos
ministrados por especialistas interdisciplinares a grupos de
indivíduos (turmas).
O módulo de
gerenciamento dos grupos de atividades/palestras (GAPS) auxilia na
identificação de necessidades
e/ou oportunidades para implementação de novos
tipos de grupos de atividades/palestras a serem oferecidos à
população gerenciada conforme demanda re-ativa ou
pró-ativa.
O gerenciamento dos grupos de
atividades e palestras através do IW envolve as seguintes
etapas:
[1]
– Configurando
tipos GAP
[2] – Gerenciando
operacao GAP
[3]
– Parametros
Globais
Nota : Acesse o tópico “Anexo
A“ nesse tópico para ver a descrição
de alguns cadastros básicos utilizados no módulo de
grupos/palestras.
[1]
– Configurando Tipos de GAPS
Tipos
de GAPS definem basicamente “modelos” de GAPS. A figura a
seguir ilustra a interface F01524 utilizada para o cadastro dos tipos
de GAPS :
Para
cadastrar um novo tipo de GAP clique no botão “Novo”
, o IW abrirá
uma nova linha editável no gride. Informe valores para os
atributos e clique no botão “Salvar”.
Descritivo
das Colunas
Tipo:
Campo
tipo caixa de seleção que estabelece uma designação
genérica para “tipos” de GAPS. As opções
de valores para esse atributo podem se customizados pela sua empresa
.
Exemplos
de tipos de GAPS seriam: “Grupos de Atividades”,
“Palestras”, “Cursos”, “Preparação
para cirurgias” etc.
Nome
do Tipo de GAP:
Informe o nome para o tipo de GAP (campo texto livre)
Cor
:
Selecione uma cor para o tipo de GAP. Essa cor será utilizada
em pesquisas em lista de GAPS como um atributo de fácil
visualização dos tipos de GAPS.
Descrição:
Campo texto livre, informe uma breve descrição do
conceito do tipo de GAP.
Classificação:
Campo tipo caixa de seleção para cadastramento de um
classificador customizável para os tipos de GAPS. Exemplos de
classificações de tipos de GAPS seriam: Diabetes,
Cardiovascular, Atividade Física, Obesidade etc.
Público
Alvo:
Campo descritivo. Informe uma descrição do público-alvo
do grupo de atividades/palestras.
Min
Particip.:
N° mínimo de participantes do tipo de GAP.
Max.
Particip.:
N° máximo de participantes do tipo de GAP.
Descritivo
dos Botões
Pesquisar:
Exibe no gride a relação de Tipos de GAP cadastrados no
sistema obedecendo os campos
de filtragem “Tipo de GAP” (caso o mesmo tenha sido
valorado). Nota :
Para visualizar GAPS inativos ative o check box “Inativos”
situado na parte superior da interface.
Novo:
Abre uma nova linha editável no gride.
Salvar:
Grava no servidor as edições realizadas no
gride.
Inativar: Marca
um Tipo de GAP como inativo. Nota: Para re-ativar um Tipo de GAP
realize a pesquisa com check box “Inativos” ticado. Nessa
condição o IW comutará
o botão “Inativar” para “Ativar”.
Excluir:
Remove um Tipo de GAP do cadastro no IW. Nota: Essa operação
somente é permitida para Tipos de GAP que não tenham
sido ainda operacionalizados de fato no IW.
Limpar:
Limpa os filtros da interface.
Aba
Eventos
Na
aba Eventos do Tipo de GAP vamos declarar o número de eventos
que compõem o Tipo de GAP. Para cadastrar os eventos de um
tipo de GAP selecione uma linha no gride da primeira aba da interface
F01523 e navegue para a aba denominada “Eventos”. A
figura a seguir ilustra essa navegação:
Para
cadastrar os eventos que fazem parte de um Tipo de GAP clique no
botão “Novo” para que sejam abertas novas linhas
editáveis no gride. Informe os valores para as colunas e
clique no botão “Salvar”.
No exemplo
acima configuramos o Tipo de GAP denominado “Grupo de Yoga”
composto por 7 eventos semanais com duração de 60
minutos.
Descritivo
das Colunas
Seq: Trata-se
de um número sequencial que informa a ordem (sequência)
dos eventos
Dias de Ref.:
(dias de refereência) Informe nesse campo o número de
dias a partir da data de início do Tipo de GAP no qual deverá
ocorrer cada evento.
Duração Min:
Duração mínimo
do evento. Informe a duração do evento em minutos.
Aba
Check List
Na
aba Check list deve-se cadastrar a relação de itens a
serem checados na abertura de um cada novo grupo de
atividades/palestras . Para cadastrar o check list do Tipo de GAP
selecione uma linha no gride da primeira da aba interface F01524 e
navegue para a aba check list. A figura a seguir ilustra essa
navegação:
Para
cadastrar os itens que fazem parte do check list clique no botão
“Novo” para que o IW crie novas linhas editáveis
no gride, informe a descrição de item e clique no botão
“Salvar”.
Aba:
Atividades do Evento
Nessa
aba pode-se cadastrar , a título de documentação,
a relação de atividades que serão desempenhadas
em cada “evento” integrante de um GAP. Para cadastrar as
atividades de um evento selecione uma linha no gride da aba “Eventos”
e navegue para a aba “Atividades do Evento”. A figura a
seguir ilustra essa navegação:
Para
cadastrar as atividades integrantes de cada evento clique no botão
“Novo” para que o IW abra novas linhas editáveis
no gride, digite a descrição de cada atividade e clique
no botão “Salvar”.
[2]
– Gerenciando a Operacionalização de GAPS
O
IW oferece um conjunto de funcionalidades que irão nos apoiar
no controle e no gerenciamento da operacionalização dos
Grupos de Atividades e Palestras. Os tópicos a seguir enumeram
os recursos gerenciais disponibilizados pelo IW:
[2.1] –
Administrando a Lista de Espera
[2.2]
– Abrindo novos GAPS
[2.3]
– Formando a lista de participantes
dos GAPS
[2.4] – Controlando
Presença nos GAPS
[2.5] – Administrando
a concessão de bônus
[2.6] – Visualizando
as participações dos beneficiários em GAPS na
ficha individual dos beneficiários
[2.1]
– Administrando a Lista de Espera
A
lista de espera de interessados em participar dos GAPs no IW é
gerenciada a através da interface F01536. Para lançar
essa interface faça a seguinte navegação : menu
– Execução – (14) Gestão de GAPs -
(03) Lista de Espera. A figura a seguir ilustra essa interface :
Para
localizar interessados cadastrados previamente na lista de espera
utilize o botão “Pesquisar” informando os
atributos de filtragem desEjados :
- N°
de Carteira:
Digite
o número de carteira completo do beneficiário da
operadora para localizar um indivíduo específico.
-
Nome
do interessado cadastrado:
Pode
ser informado parte do nome. No exemplo acima informamos como filtro
“ABEL”, nesse caso o sistema retornará
todos
interessados cadastrados cujos nomes se iniciam com “ABEL”.
Pode-se também utilizar o caracter especial “%”
(porcentagem) para buscar partes de textos no meio do nome. Exemplo:
%SILVA retornará
todos
os interessados que possuem o texto “SILVA” no nome.
-
Caixa
de seleção:
Inativos.
Quando marcada essa caixa de seleção fará com
que o sistema traga no resultado da pesquisa registros relacionados a
interessados que constam correntemente como “inativos” na
lista de espera (a ativação /inativação
de interessados na lista de espera é realizada na própria
interface F01536 através do botão “Ativar /
Inativar”.
Descritivo
dos Botões
Inativar
(**): Marca
o interessado na lista de espera como “inativo”. Uma vez
inativado esse botão comutará
para
a transação
“Ativar”
que ativará
o interessado no cadastro na lista de espera.
Atualizar
Status (**):
Esse
botão atualiza o status (referente ao cancelamento do
beneficiário no cadastro da operadora) no cadastro da lista de
espera. Nota:
Essa transação leva em consideração o
parâmetro global (interface 151) denominado GLB_CANCELED_COLUMN
(esse parâmetro armazena o nome da coluna na GLBINSURANCEENROLL
(cadastro dos beneficiários importado da Operadora) que
corresponde à coluna que indica o “cancelamento do
beneficiário na Operadora”). O acionamento desse botão
fará basicamente com que o IW sincronize o valor dessa coluna
nas tabelas de cadastro de beneficiários (glbinsuranceenroll:
importação do cadastro da operadora) com a tabela de
cadastro dos interessados na lista de espera (tabela:
GlbLectureWaitList)
Alt.
Matrícula (**): O
acionamento desse botão permite alterar o número de
carteira do beneficiário na operadora no cadastro na lista de
espera.
(**)
Nota:
Essas
transações são disponibilizadas para uso em
instalações onde não foi implementada uma
integração completa entre o cadastro da operadora e o
IW.
Inserindo
Beneficiários na Fila de Espera
Para
cadastrar novos interessados na lista de espera clique no botão
“Novo”. O IW abrirá
a
caixa de diálogo que ilustramos abaixo:
Para
cadastrar um “Beneficiário” de uma “Operadora”
selecione a Operadora no combo box “Empresa” situado no
canto superior da caixa de diálogo e digite o número da
carteira do beneficiário. O IW iprocessará
a
busca do beneficiário (no contexto de análise de
carteira : Vide interface F01290) e populará
automaticamente os campos da caixa F01537. O campo “Meio de
comunicação” deverá ser preenchido no ato
do cadastro do beneficiário na fila de espera (trata-se de um
campo tipo caixa de seleção para registrar através
de qual meio de comunicação o beneficiário
obteve informações sobre os Grupos / Palestras
ofertados).
Notas:
(a) O campo Cad An. Carteira (no canto superior direito)
indica se o beneficiário que está sendo cadastrado na
fila de espera foi obtido do cadastro de beneficiários da
Análise de Carteira do IW (interface F01290).
(b)
O campo “Canc. Operadora” é utilizado para
apresentar ao usuário o status do beneficiário na
Operadora (ex.: No caso de estarmos inserindo na fila de espera um
beneficiário que esteja cancelado na Operadora o IW mostrará
“Canc. Operadora” = sim, instruindo adequando o
operador). Nota Técnica: Para valora essa coluna o IW obtém
o valor de uma coluna denominada CANCELADOUP na tabela
GLBINSURANCEENROLL. Caso essa coluna exista: Se ela estiver valorada
com “0” será exibido “Canc. Operadora”
= “não” e caso ela esteja valorada com “1”
será exibido “Canc. Operadora” =
“sim”.
IMPORTANTE:
O parâmetro Global (interface 151) denominado
GAPS_BLOCK_WITHOUT_ENROLL
determina
o comportamento do sistema no que se refere à possibilidade de
inserção de indivíduos na lista de espera que
não sejam segurados da Operadora da seguinte forma: Quando
esse parâmetro existir e estiver valorado com “1”
se não for informado um número de carteira válido
que permita ao IW localizar o registro do indivíduo no
ambiente de “Análise de Carteira” (F01290) o
sistema bloqueará
a transação e emitirá mensagem do tipo: "Não
foi localizado o registro desse beneficiário no cadastro da
operadora. Transação não
autorizada".
Registrando
os GAPs de Interesse dos Beneficiários na Fila de Espera
Para
declarar quais são os Tipos de GAPs de interesse dos
beneficiários que estão na fila de espera selecione o
beneficiário no gride da primeira aba e navegue para a segunda
aba denominada “Interesse”. A figura a seguir ilustra
essa aba:
Para
cadastrar os GAPs de interesse do beneficiário utilize o botão
“Novo” para que o IW apresente uma caixa de diálogo
para o cadastramento dos GAP´s x Locais de interesse. A figura
a seguir ilustra essa interface:
No
gride de cima temos a relação de tipos de GAP ativos e
no gride de baixo temos a relação dos locais onde esses
GAP´s são realizados. Marque a relação de
GAP´s de interesse do beneficiário no gride de cima e no
gride de baixo marque os locais onde ele poderá participar dos
GAP´s e em seguida clique no botão “Salvar”.
O sistema cadastrará
o resultado da combinação dos GAP´s de interesse
versus locais e fará o cadastramento dessa combinação
na listagem de GAP´s / locais de interesse do beneficiário.
Nota:
A caixa de checagem “Interessado
em Bônus” indicará
se o beneficiário tem interesse em matricular-se em GAPs na
condição de “Bônus”. Se matricular em
um GAP na condição de Bônus significa ocupar a
vaga de um outro beneficiário que abandonou um GAP em
andamento. Esse abandono gera uma “vaga” que pode ser
direcionada a outros beneficiários que podem estar na fila de
espera daquele GAP ou já participaram daquele GAP mas
gostariam de participar novamente do GAP.
IMPORTANTE:
Para visualizar os GAPs dos quais o beneficiário já
participou navegue para a sub-aba denominada “GAPs dos quais já
participou”: Algumas empresas (Operadoras) colocam o limite de
que um beneficiário pode participar uma única vez de um
GAP, nesses casos é importante que o usuário verifique
se o beneficiário já participou de algum GAP no qual
ele esteja se declarando interessado na fila de espera).
Registrando
os horários de disponibilidade dos Beneficiários na
Fila de Espera
Para
declarar a disponibilidade de horários dos beneficiários
que estão na fila de espera selecione o beneficiário no
gride da primeira aba e navegue para a terceira aba denominada
“Disponibilidade de horário”. A figura a seguir
ilustra essa aba:
Conforme
pode ser observado na ilustração acima as
disponibilidades de horários dos beneficiário consiste
na declaração de quais opções cadastradas
na “grade de horários” (vide item A.1 acima) o
beneficiário está disponível para participar de
GAPs em cada dia da semana. Nota: No campo denominado “Comentários
gerais” pode-se cadastrar comentários complementares
textuais sobre a disponibilidade cada beneficiário.
Notem
que existem alguns recursos facilitadores para o cadastramento da
grade de disponibilidades de horários dos instrutores nos
diversos dias da semana tais como :
(a) Para ticar todos
os dias da semana referentes a uma opção na grade de
horários utilize a coluna “Marcos todos dias”.
Analogamente, para desmarcar todos os dias relacionados a uma opção
na grade de horários utilize a coluna “Desmarcar todos
dias”.
(b) Para ticar todas as opções
da grade de horários em um determinado dia da semana utilize a
linha “Marcar todos horários”. Analogamente para
desmarcar todos os horários em um determinado dia da semana
utilize a linha “Desmarcar todos horários”.
(c)
Para copiar as disponibilidades de horários cadastradas para
um determinado dia da semana para outros dias da semana utilize o
recurso “Copiar”. Selecione um único dia da semana
a ser tomado como “origem da cópia” através
do radio bottom situado ao lado do texto “Copiar” e em
seguida tique um ou vários check boxes associados aos dias da
semana que receberão a cópia da disponibilidade de
horários e , em seguida, clique no botão “Copiar”.
Matriculando
Interessados em GAP´s
No
ato do cadastramento de um interessado na lista de espera já
será possível efetivar a sua matrícula na
própria interface F01536. Para isso navegue para a aba
denominada “GAP´s abertos e de interesse” que
ilustramos a seguir:
Nessa
interface teremos basicamente dois grides com as seguinte
informações:
Gride
1 (de cima):
GAPs abertos : Nesse gride são exibidos os GAPs abertos com
suas datas de início e término bem como o n° máximo
de participantes e n° de vagas em aberto.
Gride
2 (de baixo):
São exibidos todos os Tipos de GAP nos quais o beneficiário
contatado se declarou como interessado juntamente com algumas
estatísticas da espera desse beneficiário tais como:
Matriculado:
(sim,não)
Indica se o beneficiário já foi matriculado no GAP de
interesse exibido no gride.
Espera
(dias) :
Trata-se do tempo de espera em dias desse beneficiário no GAP
de interesse
Part.
na lista espera :
Indica o n° de participantes que estão na fila de espera
do GAP.
Tempo
médio de espera (dias) :
Trata-se do tempo médio de espera na fila para aquele
GAP.
Cancelado
(sim,não)
:
Indica se o beneficiário contatado já realizou um
cancelamento de participação no GAP. Nota:
Algumas operadoras adotam a regra de que se um beneficiário
cancelou a sua participação em um GAP ele não
poderia mais se matricular nesse GAP.
Motivo
cancelamento :
Apresenta
o motivo do cancelamento do beneficiário no GAP.
Para
proceder o cadastramento do interessado em um GAP proceda da seguinte
forma:
Primeiramente
clique (no gride de baixo) em um GAP de interesse, isso fará
com que o sistema “oculte” no gride cima todos os GAP´s
que “não são do Tipo de GAP selecionado no gride
de baixo. Esse comportamento objetiva evitar erros involuntários
por parte do operador do sistema. Após selecionar um “Tipo
de GAP de interesse” no gride baixo selecione o GAP no gride de
cima no qual o interessado será efetivamente matriculado e
clique no botão “Registrar”.
Nota
complementar : Quando
executamos um duplo clique com o botão esquerdo do mouse sobre
uma linha do gride 1 (GAPs abertos) o IW irá abrir uma caixa
de diálogo exibindo os detalhes dos eventos que compõem
aquele GAP, bem como mostrando o local de execução e o
nome do instrutor que fará a condução do GAP.
Parâmetros
Globais (interface 151) determinantes do comportamento da transação
de matrícula em um GAP´s
Os
seguintes parâmetros globais são determinantes nesse
contexto:
GLB_GAP_BLOCK_DUPLICATE_TYPE:
Bloqueia
o cadastramento de um mesmo interessado em dois GAP´s ativos
que sejam de mesmo “Tipo de GAP”.
GLB_GAP_BLOCK_DUPLICATE:
Bloqueia
o cadastramento de um mesmo interessado dua vezes em um mesmo GAP
(Nota: A possibilidade de duplo cadastramento de um mesmo interessado
em duplicidade em um mesmo GAP pode parecer uma inconsistência
que não deveria ser permita pelo sistema, mas existem algumas
empresas que admitem essa condição porque permit, por
exemplo, que um “acompanhante de um idoso” (que não
é beneficiário da Operadora possa contar na lista de
matriculados nessa condição (sem que o mesmo seja
cadastrado formalmente no sistema)).
[2.2]
– Abrindo novos GAPS
A
abertura de novos GAPs no IW é feita através da
interface F01532 que ilustramos abaixo:
Para
efetivar a abertura de um novo GAP utilize o botão “Novo”
para que o IW abra uma nova linha editável no gride informe
valores para os campos descritos abaixo e clique no botão
“Salvar”.
Tipo
de GAP :
campo tipo caixa de seleção populado com todos os Tipos
de GAP previamente cadastrados.
Nome
do GAP :
Campo tipo texto livre , informe uma designação (nome)
para o GAP. Nota: Informe um nome significativo para o GAP ,
tipicamente incluindo no nome a data de início do GAP como um
sufixo para diferenciar futuramente de GAPs de mesmo tipo executados
em momentos diferenciados.
Status
:
Campo tipo caixa de seleção previamente populado com os
possíveis valores de “status” de um GAP (na
criação de novos GAPs o status deve ser “Em
formação”).
Local
:
Campo tipo caixa de seleção populado com os “locais”
de execução dos eventos de GAPs previamente
cadastrados.
Data
:
Data do início (data do primeiro evento) do GAP.
Antes
de criar um novo GAP será fundamental consultar a aba
denominada “Indicadores” na própria F01532. Nessa
aba o IW irá apresentar algumas estatísticas
importantes tais como : número de interessados registrados em
fila de espera por Tipo de GAP bem como tempo médio de espera
dos beneficiários na fila. Essas informações
irão auxiliá-los na decisão de “quais
GAPs” deverão ser priorizados para abertura
(considerando que os recursos de sua empresa para conduzir GAPs é
finito e precisa ser otimizado).
A figura a seguir
ilustra essa interface :
Nessa
interface de indicadores podemos observar 4 grides com as seguintes
informações:
Gride 1 : Situado no quadrante
superior esquerdo da interface: Mostra a “Quantidade de
Interessados x Tipo de GAP”
Gride 2 : Situado no quadrante
superior direito da interface: Mostra o tempo médio de espera
dos beneficiários x Tipo de GAP.
Gride 3 : Situado no
quadrante inferior esquerdo: Mostra a distribuição de
n° de interessandos x horário de interesse x dia de semana
de interesse
Gride 4 : Situado no quadrante inferior direito:
Mostra a distribuição de Instrutores x Tipo de GAP x
Disponibilidade de horários.
O gestor dos processos
de GAPs na sua empresa deverá contrabalançar essas
informações no momento da abertura de novos GAPs
priorizando os GAPs de maior criticidade (aqueles com o maior número
de interessados ou com maior tempo de espera levando em consideração
horários de interesse e disponibilidade dos instrutores
credenciados.
[2.3]
– Formando a lista de participantes dos GAPS
Um
vez aberto um novo GAP o próximo passo será fazer a
inscrição formal dos interessados no mesmo. Para a
administração dessa atividade o IW oferece a interface
F01541 que ilustramos abaixo:
Em
linhas gerais a dinâmica de funcionamento dessa interface
consiste em selecionar um GAP
objetivado na
caixa de seleção posicionada na parte superior dessa
interface e realizamos uma pesquisa. O IW irá mostrar no gride
a relação dos interessados em participar do “GAP
objetivado” ordenados por “tempo de espera na filia”
decrescente. Os dados para contato com o beneficiário
interessado já constam no gride de modo que o profissional que
estiver conduzindo o preenchimento da lista de participantes do GAP
objetivado poderá contatar o beneficiário interessado e
já efetivar a sua inscrição nesse GAP.
Uma
vez que um beneficiário interessado é contatado com
sucesso o procedimento será selecionar a linha referente a
esse beneficiário no gride da primeira aba e navegar para a
segunda aba denominada “GAPs abertos e de interesse”. A
figura a seguir ilustra essa navegação:
Nessa
interface teremos basicamente dois grides com as seguinte
informações:
Gride
1 (de cima):
GAPs abertos : Nesse gride são exibidos os GAPs abertos com
suas datas de início e término bem como o n° máximo
de participantes e n° de vagas em aberto.
Gride
2 (de baixo):
São exibidos todos os Tipos de GAP nos quais o beneficiário
contatado se declarou como interessado juntamente com algumas
estatísticas da espera desse beneficiário tais como:
Matriculado:
(sim,não)
Indica se o beneficiário já foi matriculado no GAP de
interesse exibido no gride.
Espera
(dias) :
Trata-se do tempo de espera em dias desse beneficiário no GAP
de interesse
Part.
na lista espera :
Indica o n° de participantes que estão na fila de espera
do GAP.
Tempo
médio de espera (dias) :
Trata-se do tempo médio de espera na fila para aquele
GAP.
Cancelado
(sim,não)
:
Indica se o beneficiário contatado já realizou um
cancelamento de participação no GAP. Nota:
Algumas operadoras adotam a regra de que se um beneficiário
cancelou a sua participação em um GAP ele não
poderia mais se matricular nesse GAP.
Motivo
cancelamento :
Apresenta
o motivo do cancelamento do beneficiário no GAP.
O
modelo dessa interface propicia que o profissional que estiver
realizando o contato com o beneficiário tenha visibilidade não
somente do GAP objetivado mas também de outros GAPs que
estejam abertos e que possam ser de interesse daquele
beneficiário.
Para
proceder o cadastramento do interessado em um GAP proceda da seguinte
forma:
Primeiramente
clique (no gride de baixo) em um GAP de interesse, isso fará
com que o sistema “oculte” no gride cima todos os GAP´s
que “não são do Tipo de GAP selecionado no gride
de baixo. Esse comportamento objetiva evitar erros involuntários
por parte do operador do sistema. Após selecionar um “Tipo
de GAP de interesse” no gride baixo selecione o GAP no gride de
cima no qual o interessado será efetivamente matriculado e
clique no botão “Registrar”.
Nota
complementar : Quando
executamos um duplo clique com o botão esquerdo do mouse sobre
uma linha do gride 1 (GAPs abertos) o IW irá abrir uma caixa
de diálogo exibindo os detalhes dos eventos que compõem
aquele GAP, bem como mostrando o local de execução e o
nome do instrutor que fará a condução do
GAP.
IMPORTANTE
: Note
que o IW oferece uma sub-aba denominada “GAPs dos quais já
participou” . Navegue para essa aba para ter uma visualização
do histórico de participação do beneficiário
contatado no roll de GAPs oferecidos pela Operadora. A figura a
seguir ilustra essa interface:
No
detalhamento dos GAPs dos quais o beneficiário contatado já
participou são exibidas informações sobre
“Quantidade de presenças” e “N° de
eventos do GAP” bem como uma indicação se houve
cancelamento ou não por parte do beneficiário bem como
o motivo desse cancelamento.
[2.4]
– Controlando a Presença de Beneficiários nos
GAPS
O
controle das Operações de um GAP, notadamente o
controle de presença dos beneficiários inscritos será
realizado através da interface F01532 que ilustramos abaixo :
Para
visualizar a lista de participantes de um GAP , selecione a linha no
gride referente ao GAP desejado e navegue para a aba “Lista de
Participantes”. A figura a seguir ilustra essa navegação:
Para
efetivar o controle de presença dos beneficiários nos
eventos do GAP, selecione o GAP desejado e navegue para a aba
denominada “Eventos”. A figura a seguir ilustra essa
navegação:
Selecione
o evento do GAP no qual se deseja registrar o controle de presença
e navegue para a sub-aba “Registro de presença”. A
figura a seguir ilustra essa navegação:
Edite
a coluna “Presença” (sim,não) para cada
participante (eventualmente digite comentários sobre a
participação do beneficiário) e clique no botão
“Salvar”.
IMPORTANTE:
O IW também oferece recursos que permitem a inserção
de “Evoluções Clínicas de grupo” de
forma automatizadas
no prontuário eletrônico de participantes dos grupos e
palestras. Por exemplo em um grupo de “Reedução
Alimentar” a cada evento será importante atualizar o
prontuário eletrônico dos participantes com informações
pertinentes ao programa. Para maiores detalhes acesse o tutorial
“Configurando
o IW para o registro de evoluções clínicas de
grupo em GAPS”.
Notem na presença da sub
aba denominada “Evolução Clínica”
ilustrada na figura acima. A figura a seguir ilustra essa sub aba:
No
exemplo ilustrado acima para o grupo de Reedução
Alimentar foram configurados dois modelos de evolução
clínica de grupo para esse GAP. Justamente no cabeçalho
dessa interface teremos um combo box populado com os tipos de
evolução clínica de grupos (podem existir vários
modelos associado a um tipo de GAP) que foram configurados para tipo
de GAP em questão. Ao selecionarmos um tipo de evolução
clínica e grupo o IW populará o gride para
preenchimento das informações relacionadas com a
evolução clínica de grupo que foi selecionada. A
figura a seguir ilustra o resultado da seleção do tipo
de evolução clínica de grupo “PRA01 –
Geral”:
Notem
que as colunas do gride que serão exibidas irá variar
para modelo de evolução clínica de grupo. Nesse
exemplo o modelo de evolução clínica de grupo
adotado está relacionado ao seguinte “template” :
Trata-se
de um modelo de evolução clínica que basicamente
irá monitorar a evolução da circunferência
abdominal dos paciente juntamente com o valor calórico do
cardápio sugerido e a descrição textual das
orientações sobre o cardápio. Também
fazem parte do escopo acompanhar aspectos relacionados à
prática de atividades físicas. Notem as informações
pertinentes a esse template estão automaticamente dispostas no
gride. Basicamente o profissional que estiver ministrando a atividade
do GAP poderá anotar diretamente os valores para as
informações de entrada para o template no gride e
posteriormente irá clicar uma única vez no botão
“Reg
Evolução” para
que sejam inseridas automaticamente evoluções clínicas
nos prontuários eletrônicos de todos os pacientes.
IMPORTANTE:
Na prática o processo de apontamento dessas informações
pode envolver cálculos de funções e também
obtenção de informações do prontuário
do paciente pelo profissional que estiver ministrando o evento. De
forma general o profissional poderá clicar no botão
“Ficha Individual” para consultar a ficha sintética
de informações clínicas da medicina preventiva
do paciente (essa pesquisa é individual, pesquisa-se
naturalmente as informações de um paciente de cada vez.
Existem também outros mecanismos disponíveis na
arquitetura do IW que permitem que o processo de obtenção
de informações do prontuário eletrônico
dos participantes do GAP possa ser realizado em lista de forma mais
otimizada. Notem na presença dos botões “Obter
Dados” e
“Calcular
Dados” na
ilustração mais acima. O IW irá exibir esse
botões “somente para aqueles tipos de evolução
clínica de grupo que na sua configuração foram
associados a ID´s de função plugada java para
serem executadas nesse contexto”. Quando clicarmos no botão
“Obter Dados” será executada a função
plugada cadastra no contexto de “Obtenção de
Dados” e ao clicarmos no botão “Calcular Dados”
será executa outra função configurada no
contexto de “calculo de informações”. A
correta utilização desse mecanismo pode otimizar e
melhorar a produtividade dos profissionais que operacionalizam o GAP.
Após
preencher as informações no gride e clicar o no botão
“Reg. Evolução” o IW fará a inserção
das evoluções clínicas nos prontuários
eletrônicos de todos os pacientes citados na lista de presença
. A figura a seguir ilustra uma evolução clinica que
foi inserida através desse mecanismo:
Movimentando
Participantes entre GAP´s Ativos
O
IW oferece recursos que permitem o remanejamento em lista dos
participantes entre GAP´S ativos. Essa tipo de situação
pode ocorrer por exemplo quando dois GAP´s forem unificados
(unificação de duas turmas) ou em outras situações
onde faz parte da dinâmica do GAP iniciar um grupo maior que
será posteriormente desdobrado em GAP´s distintos em
função de uma operação de “triagem”
realizada no início do GAP.
Cadastramento
Prévio de Autorizações de Movimentações
de Matriculados entre Tipos de GAP
Para
operacionalizar esse tipo de transação no IW será
necessário previamente cadastrar “autorizações
de movimentações entre tipos de GAP”. O cadastro
prévio dessas autorizações tem como objetivo
evitar que por um erro operacional possam ocorrer movimentações
em lista indevidas. Para proceder o cadastramento das autorizações
de movimentações de participantes entre GAP´s
lance a interface : Menu – Configuração - (7) Cfg
Palestras e Grupos - (07) Cfg Autoriz Mov Part GAP.
A
figura a seguir ilustra essa interface :
A
execução desse cadastramento é bem simples e
direta: Clique no botão “Novo” para que o sistema
abra uma linha editável no gride, informe o Tipo de GAP origem
da movimentação autorizada e o Tipo de GAP destino da
movimentação autorizada. O Sistema irá levar em
consideração esse cadastro prévio de
autorizações para garantir a integridade das
movimentações de matriculados entre GAP´s.
Executando
a Movimentação de Matriculados entre GAP´S
A
execução da movimentação de matriculados
entre GAP´s em lista poderá ser executada na própria
interface F01532 conforme ilustramos a seguir:
Para
proceder a movimentação de matriculados em lista
selecione no gride a relação de participantes que serão
movimentados para outro GAP e clique no botão “Mov.
Lista” ilustrado acima. O sistema irá lançar a
seguinte caixa de diálogo de apoio à movimentação
em lista de participantes:
Nota:
O Check box denominado “Apresentar GAP´s em andamento”
poderá ser ticado para que sejam exibidos GAP´s que já
se encontram em andamento ou não (caso desticado) na relação
de GAP´s destino selecionáveis. Nota:
Somente GAP´s que foram previamente autorizados no cadastro de
autorizações de movimentação de
participantes entre “Tipos de GAP” (descrito
anteriormente) serão apresentados no gride de cima.
Para
proceder a movimentação de participantes entre GAP´s
em lista siga os seguintes passos:
(1) Selecione o GAP
destino desejado no gride de cima.
(2) Em seguida
selecione no gride de baixo a relação dos participantes
que serão migrados para GSP destino selecionado no passo 1.
(***)
(3) Clique no botão denominado “Setar
GAP Destino”.
Essa operação fará com que o sistema valore a
coluna “GAP Destino” nas linhas selecionadas no gride de
baixo. Nota:
É possível realizar esses passos várias vezes de
modo a direcionar os participantes citados no gride baixo para 1 ou
várias GAP´s destino distintos. Importante:
(***) Ao realizar essa operação o sistema irá
verificar se o número de participantes sendo movimentados para
o GAP destino irá ultrapassar o número de vagas do
mesmo. Se ocorrer será emitida mensagem de alerta ao usuário
solicitando que ele confirme a operação ou a cancele. A
figura a seguir ilustra a mensagem de alerta emitida pelo sistema:
(4)
Finalmente clique no botão “Mov. Lista”. Essa
operação fará com todos os participantes citados
no gride de baixo que tenham um GAP destino designado sejam
efetivamente transferidos para o GAP destino indicado.
Nota:
Após realizar a transferência dos participantes entre os
GAP´s os participantes que foram transferidos irão
constar na lista de participantes do GAP origem da transferência
na condição de “participantes” cancelados.
A figura a seguir ilustra essa condição:
[2.5]
– Administrando a concessão de bônus
Na
operacionalização dos processos de Grupos de Atividades
/ Palestrar surgem frequentemente situações onde um
beneficiário que se matriculou em um GAP , inicia a sua
participação no mesmo e por diversos motivos não
poderá continuar a frequentar os eventos daquele GAP. Vamos
supor que em um Grupo de Atividades de Yoga composto por 10 eventos
(aulas de Yoga) um dos participantes se desligue do grupo após
a 4 aula. Surge uma “vaga parcial” para as próximas
6 aulas de Yoga. Essas vagas parciais constituem um “recurso”
disponível que poderá ser direcionado para outro
beneficiário otimizando o uso da infra estrutura da sua
empresa. Esse recurso (vagas parciais em GAPs) são denominados
genericamente de “Bônus”.
Os Bônus
disponíveis nos processos de GAPs podem ser utilizados de
forma bastante positiva em situações tais como :
(a)
Podem existir beneficiários interessados em participar de um
GAP , que estejam na fila de espera já algum tempo e gostariam
de se matricular nesse GAP mesmo ele já estando em andamento.
Nesses casos , tipicamente a Operadora interpreta que esse Bônus
não constituirá uma participação integral
no GAP e portanto o beneficiário que receber o Bônus
nessa condição poderá continuar registrado na
lista de espera como interessado nesse GAP e poderá participar
de outro GAP igual no futuro integralmente.
(b) Podem
existir beneficiários que já participaram do GAP (no
nosso exemplo: aulas de Yoga) e que , devido às regras da
Operadora não poderiam participar novamente do mesmo GAP, mas
gostariam de poder receber esses 6 aulas de Yoga restantes.
O
uso do Bônus é importante também para preservar o
número de participantes dos GAPs evitando o esvaziamento das
turmas que poderiam trazer desmotivação para o grupo de
atividades.
O IW oferece recursos de gerenciamento
voltados à otimização do processo de concessão
de Bônus aos beneficiários. A gestão desses
processos no IW são realizados através da interface
F01541 que ilustramos abaixo:
Para
realizar a concessão de bônus primeiramente selecione um
GAP objetivado para bônus. Clique no botão “...”
situado ao lado do campo denominado “GAP Bônus” .
Isso faz com que o IW abra uma caixa de diálogo exibindo GAPs
que possuem Bônus a serem concedidos (GAPs em andamento nos
quais houve cancelamento de algum inscrito). Selecione um GAP
objetivado para concessão de bônus. Isso fará com
que o IW já execute automaticamente uma pesquisa (que poderá
ser refeita novamente através do botão “Pesquisar”)
e apresente os beneficiários que possuem interesse declarado
em receber bônus no GAP selecionado.
Ao exibir os
beneficiários candidatos ao bônus o IW apresentará
os dados para contato com os mesmos
(ex.: telefone) juntamente com os seguintes atributos de apoio: (1)
N° de GAPs dos quais o beneficiário já participou ,
(2) A porcentagem de presença do beneficiário nos
eventos , (3) Flag indicativa se o beneficiário já
participou do GAP objetivado na concessão do bônus , (4)
Comentários que podem ser registrados pelo usuário do
IW , (5) GAP .
Para registrar um beneficiário em um
GAPs na condição de recebedor de bônus basta
selecionar o beneficiário no gride e clicar no botão
“Registrar”. O IW fará a inscrição
desse beneficiário GAP bônus. Nota:
Nesse caso esse beneficiário irá constar na “lista
de presença somente dos eventos posteriores ao seu registro no
GAP”.
Notas: Para gravar algum comentário
sobre um beneficiário relacionado ao processo de concessão
de bônus basta digitar diretamente sobre o campo “comentários
gerais” as informações desejadas e clicar no
botão “Salvar”.
[2.6]
– Visualizando as participações dos beneficiários
em GAPS na ficha individual dos beneficiários
Anexo
A : Cadastros
Básicos
A.1
– Cadastro de Grades de Horários
Na
abertura de novos GAPS é importante estabelecer uma
padronização de grade de horários disponíveis
para os GAPS. Para cadastrar os horários padronizados para
realização dos GAPS acesse a interface : menu –
Configuração – (7) Cfg Palestras e Grupos - (01)
Cfg Grade de Horários. A figura a seguir ilustra essa
interface :
A.2
– Cadastro de Instrutores x GAPS
Para
cadastrar os instrutores dos GAPS acesse : menu – Configuração
– (7) Cfg Palestras e Grupos - (03) Instrutores x Tipo GAP. A
figura a seguir ilustra essa interface :
Basicamente
no gride de cadastramento do instrutores x Tio de GAP temos das
colunas a serem valoradas:
Tipo
de GAP : Campo tipo caixa de
seleção valorado com todos os Tipos de GAP cadastrados
na primeira aba da F01524.
Instrutor: Campo
tipo caixa de seleção populado com o cadastro de
instrutores. Nota: Os instrutores dos GAPS devem ser cadastrados como
“profissionais” no IW especificamente com a coluna
denominada “Palestrante / Instrutor” = sim. A figura a
seguir ilustra o cadastramento de um “instrutor” de GAPS
no IW.
A.3
– Cadastro de Disponibilidades dos Instrutores
Para
cadastrar as disponibilidades de horários dos instrutores
acesse : menu – Configuração – (7) Cfg
Palestras e Grupos - (04) Disp. Horários x Instrut. A figura a
seguir ilustra essa interface:
Ao
lançamos essa interface e clicarmos no botão
“Pesquisar” o IW já irá exibir no gride
todos os profissionais cadastrados como instrutores de GAPS. Para
configurar a disponibilidade de horários de cada instrutor
selecione uma linha no gride ilustrado acima e navegue para a segunda
aba denominada “Disponibilidade de horário”. A
figura a seguir ilustra essa navegação:
Conforme
pode ser observado na ilustração acima as
disponibilidades de horários dos instrutores consiste na
declaração de quais opções cadastradas na
“grade de horários” (vide item A.1 acima) o
instrutor está disponível para ministrar GAPS em cada
dia da semana. Nota: No campo denominado “Comentários
gerais” pode-se cadastrar comentários complementares
textuais sobre a disponibilidade cada instrutor.
Notem que
existem alguns recursos facilitadores para o cadastramento da grade
de disponibilidades de horários dos instrutores nos diversos
dias da semana tais como :
(a) Para ticar todos os dias
da semana referentes a uma opção na grade de horários
utilize a coluna “Marcos todos dias”. Analogamente, para
desmarcar todos os dias relacionados a uma opção na
grade de horários utilize a coluna “Desmarcar todos
dias”.
(b) Para ticar todas as opções
da grade de horários em um determinado dia da semana utilize a
linha “Marcar todos horários”. Analogamente para
desmarcar todos os horários em um determinado dia da semana
utilize a linha “Desmarcar todos horários”.
(c)
Para copiar as disponibilidades de horários cadastradas para
um determinado dia da semana para outros dias da semana utilize o
recurso “Copiar”. Selecione um único dia da semana
a ser tomado como “origem da cópia” através
do radio bottom situado ao lado do texto “Copiar” e em
seguida tique um ou vários check boxes associados aos dias da
semana que receberão a cópia da disponibilidade de
horários e , em seguida, clique no botão “Copiar”.
A.4
– Cadastro de Locais para Realização de
GAPs
Para cadastrar
os locais utilizados para a realização dos eventos dos
GAPs lance a seguinte interface : menu – Configuração
– (7) Cfg Palestras e Grupos - (05) Cadastro de Locais. A
figura a seguir ilustra essa interface :
O
uso dessa interface é bem simples e direto. Utilize o botão
“Novo” para que sejam abertas novas linhas editável
no gride, informe os atributos requeridos para o cadastro dos locais
de realização dos eventos dos GAPs e clique no botão
“Salvar”.
A.5
– Configurando Tipos de Evoluções Clínicas
de Grupo
Evoluções
clínicas de grupo são registros de evolução
clínica realizados a partir da interface de controle de
presença de participantes de GAP´s. A figura a seguir
ilustra a interface onde podem ser criados novos “Tipos de
evoluções clínicas de grupo” (navegação:
menu – Configuração – (7) Cfg Palestras e
Grupos - (06) Tipos Evol Clín. de Grupo) :
Para
cadastrar um novo tipo de “Evolução Clínica
de Grupo” informe valores para os atributos obrigatórios:
(a) Nome para a evolução clínica de grupo; (b)
Template (caixa de seleção) : selecione o template que
será associado às evoluções clínicas
de grupo (que deverá ter sido configurado previamente) e (c)
Tabela estendida que será utilizada pelo sistema no processo
de apontamento e registro das listas de presença com geração
de evoluções de grupo automatizadas (**).
(**)
Nota: Essa tabela estendida deverá ter obrigatoriamente uma
coluna de nome reservado = LASTCHANGEDATE que é
utilizada pelo sistema no controle de edições sobre os
atributos das evoluções clínicas de grupo. Essa
tabela associada à “Evolução clínica
de grupo” é utilizada pelo sistema para identificar
quais atributos deverão ser apontados e posteriormente
inseridos nas evoluções clínicas de grupo e
também como área de trabalho para o armazenamento
desses atributos. Ao inserir as evoluções clínicas
de grupo os atributos dessas evoluções serão
armazenados “diretamente na tabela estendida declarada no
cadastro do template”. No exemplo acima estamos declarando um
“Tipo de evolução clínica de grupo”
denominado “PRA01-Geral” associado a uma tabela
estendida auxiliar denominada TDGAPS_PRA01 e associado a um
template denominado “GAP – Prog. Reeduc Alimentar”.
A figura a seguir ilustra esse template:
Note
que o template GAP – Prog. Reeduc Alimentar está
associado à tabela TDWD_PGDC (que
corresponde ao repositório principal de armazenamento das
informações sobre medicina preventiva e monitoramento
do paciente). Ou seja, nesse exemplo a tabela auxiliar
TDGAPS_PRA01 desempenha a função de declaração
das colunas no gride para apontamento durante o registro de presenças
no GAP e também servirá como estrutura de dados para
armazenamento intermediário de dados, mas as informações
das evoluções clínicas de grupo inseridas
estarão gravadas diretamente na tabela TDWD_PGDC.
Nota:
Ao cadastrar tabelas estendidas auxiliares para uso no contexto de
registro de evoluções clínicas de grupo adote
como prefixo no nome da tabela “TD_” e não “TDWD_”
para facilitar o diferenciação dessas tabelas
utilizadas no módulo de GAP´s em relação
às tabelas que são utilizadas no contexto de registro
de evoluções clínicas no prontuário
eletrônico (que utilizam prefixo TDWD_).
Associando
Funções Plugadas no Contexto de Edição da
Lista de Presença do GAP
Notem
que na interface de de cadastramento do “Tipo de Evolução
Clínica de Grupo” ilustrada anteriormente aparecem duas
colunas as seguintes colunas:
ID Função
Obter Dados: Corresponde a um
ID de uma função plugada Java que será executada
no momento da realização dos apontamentos referentes às
evoluções clínicas de grupo no momento do
registro da lista de presença (na interface F01532 –
Grupo de Ativi(GAP). Para os tipos de evolução clínica
de grupo que possuírem esse campo valorado o IW irá
exibir um botão “Obter Dados”:
quando o usuário clicar nesse botão a função
cujo ID está declarado nessa coluna será executada.
Esse recurso é bastante útil para preencher
automaticamente um conjunto de informações importantes
para o profissional que estiver ministrando o GAP no momento de
registrar as evoluções clínicas de grupo.
ID
Função Calcular Dados:
Corresponde a um ID de uma função plugada Java que será
executada no momento da realização dos apontamentos
referentes às evoluções clínicas de grupo
no momento do registro da lista de presença (na interface
F01532 – Grupo de Ativi(GAP). Para os tipos de evolução
clínica de grupo que possuírem esse campo valorado o IW
irá exibir um botão “Calcular Dados”:
Quando o usuário clicar nesse botão a função
cujo ID está declarado nessa coluna será executada .
Esse recurso é bastante útil para calcular
automaticamente valores de informações que fazem parte
do conteúdo das evoluções clínicas de
grupo a serem gravadas.
A.6
– Configurando Tipos de Evoluções Clínicas
de Grupo x GAPS
Os
“Tipos de evolução clínica de grupo”
deverão ser formalmente associados ao(s) seu(s) respectivo(s)
GAPS. Para cadastrar essa associação acesse a interface
(navegação: menu – Configuração –
(7) Cfg Palestras e Grupos - (07) Tipo Evol.Clín. xTipo GAP
ilustrada abaixo:
Para
cadastrar os relacionamentos entre “Tipos de evolução
clínica de grupo” com seus respectivos GAPS clique no
botão “Novo” e informe valores para as colunas :
(a) Tipo GAP e (b) Tipo de evolução clínica de
grupo e clique no botão “Salvar”.
Parâmetros
Globais (Interface 151)
Os
seguintes parâmetros globais estão relacionados com o
módulo de gestão de GAP´s:
GAP_BLOCK_WITHOUT_ENROLL:
Se esse parâmetro existir e estiver valorado com 1 : O IW irá
bloquear o registro de indivíduos na lista de espera que não
tenham registro na tabela GLBINSURANCEENROLL (vide interface F01290).
Algumas operadoras utilizam o módulo de GAP´s do IW
permitindo que indivíduos que não sejam segurados
possam ser inscritos e participarem dos GAPs. Nesses casos esse
parâmetro deve ser "inativado" (valorado com zero).
Quando esse parâmetro estiver ativo, ao tentar registrar um
indivíduo na lista de espera de algum GAP que não
possua registro na F01290 o sistema irá emitir mensagem do
tipo "Não foi localizado o registro desse beneficiário
no cadastro da operadora. Transação não
autorizada".
GLB_GAP_BLOCK_DUPLICATE_TYPE:
Bloqueia o cadastramento de um
mesmo interessado em dois GAP´s ativos que sejam de mesmo “Tipo
de GAP”.
GLB_GAP_BLOCK_DUPLICATE:
Bloqueia o cadastramento de um
mesmo interessado dua vezes em um mesmo GAP (Nota: A possibilidade de
duplo cadastramento de um mesmo interessado em duplicidade em um
mesmo GAP pode parecer uma inconsistência que não
deveria ser permita pelo sistema, mas existem algumas empresas que
admitem essa condição porque permit, por exemplo, que
um “acompanhante de um idoso” (que não é
beneficiário da Operadora possa contar na lista de
matriculados nessa condição (sem que o mesmo seja
cadastrado formalmente no sistema)).