Tutorial:
Orientações sobre Parametrizações Relacionadas com Políticas de Dispensação e
Faturamento
O modo de parametrização de
do IW, notadamente no que se refere
aos regimes de dispensação e faturamento, consiste em missão crítica para o
sucesso da gestão dos processos da Atenção
Domiciliar. Esse material oferece um conjunto de orientações e diretrizes
destinadas aos gestores do Home Care em relação a esses aspectos críticos que
servirão de guia para a correta parametrização do sistema.
Descritivo
dos Parâmetros Globais Determinantes
|
Nº |
Nome do Parâmetro |
Descritivo do Parâmetro |
|
1 |
FIN_PRICE_PRECISION |
Arredonda todos os valores em duas casas decimais especificamente na coluna 'preço unitário' (unitprice) nos cálculos de orçamento e faturamento para eliminar erros de arredondamento provocados por operações de ponto flutuante mantendo consistência visual (Exemplo: Se for realizada manualmente a soma dos valores da coluna “price” (unitprice * quantity) esse valor será igual ao valor total do orçamento/faturamento indicado no IW. Sem esse arredondamento poderá ocorrer pequenos erros (tipicamente centavos) em função de arredondamentos em operações de ponto flutuante. Valores = 1 ou 2: fará com que o sistema trabalhe com arredondamento em 2 casas decimais Valores maiores do que 2: O IW irá trabalhar com número de casas decimais igual ao valor desse parâmetro. Exemplo: FIN_PRICE_PRECISION = 4 faz com que o IW passe a trabalhar com 4 casas decimais de precisão nas operações de valoração do "preço unitário" (unitprice). Nota: Atua também sobre a coluna unitcost. O valor
recomendado para esse parâmetro é 2 (combinado com o FIN_MAT_MED_ROUND = 1)
para que haja garantia de ausência de erros por operações de ponto flutuante
nas contas apresentadas. Ou seja, uma quantidade expressa como um número
inteiro multiplicada por um preço com duas casas decimais irá apresentar um
valor total da conta exatamente igual à soma dos itens da conta (em
centavos). |
|
2 |
FIN_MAT_MED_ROUND |
Comportamento sobre os valores de quantidades fracionadas calculadas de materiais em orçamento e faturamento: 0 - Não arredonda quantidades fracionadas; 1 - Arredonda
quantidades fracionadas para o inteiro maior (menor inteiro maior ou igual à
quantidade efetivamente calculada). O valor
recomendado para esse parâmetro será ativo (=1) (combinado com
FIN_PRICE_PRECISION = 2) para haja garantia de ausência de erros por
operações de ponto flutuante nas contas apresentadas. Ou seja, uma quantidade
expressa como um número inteiro multiplicada por um preço com duas casas
decimais irá apresentar um valor total da conta exatamente igual à soma dos
itens da conta (em centavos). |
|
3 |
FIN_QUANTITY_PRECISION |
Define a precisão de quantidade em itens de orçamento e itens de faturamento. A precisão pode ser especificada tanto a nível de estrutura dia de Orçamento/Faturamento quanto estrutura consolidada destes processos, podendo ser diferentes em cada estrutura. Sintaxe: <Precisão estrutura dia>|<Precisão estrutura consolidada> Exemplo: 0|2 Em cálculo de orçamento por exemplo, com 0 na precisão estrutura dia (tabela CapBudgetItemWork) significa que não haverá arredondamento na estrutura dia, utilizando a precisão máxima. Na estrutura consolidada (tabela CapBudgetItem), com o valor 2 do exemplo, será arredondado em duas casas decimais. O parâmetro atua em orçamento e faturamento de forma síncrona, o mesmo comportamento de orçamento será aplicado no faturamento. O parâmetro FIN_MAT_MED_ROUND para Mat/Med tem precedência sobre FIN_QUANTITY_PRECISION, assim mesmo que esteja configurado com 2 a precisão de quantidade, para Mat/Med será arredondado para cima em quantidade inteira (sem casas decimais). |
|
4 |
FIN_PAYMENT_COMPENSE_BEHAVIOR |
Ativa o modo
de compensação de faturamento de itens dispensados com quantidade a maior
previamente. IMPORTANTE:
Esse parâmetro atua em conjunto com o valor da coluna “Compensar Excesso no
Faturamento” (BillCompensate) no
cadastro de materiais. Quando esse parâmetro estiver ativo, "somente
para aqueles materiais cadastrados com BillCompensate
= 1" será realizada a compensação tanto no cálculo do faturamento quanto no
cálculo do orçamento para itens dispensados com quantidade a maior que
foram tratados pela rotina de compensação automatizada de excessos. Essa
compensação basicamente consiste em “cobrar quantidades relacionadas a fluxos
de prescrição cujas quantidades não foram dispensadas devido ao “mecanismo de
compensação de excessos dispensados”. |
Atributos do Cadastro de Materiais Determinantes
(1) Faturamento Fracionado (BILLINGFRACTION): (sim,não).
Esse é utilizado para determinar quais materiais terão seu faturamento
apresentado à Operadora com quantidades referenciadas na Unidade de Medida de
Prescrição (ao invés da Unidade de Medica de Estoque
que é a unidade padrão do IW para
apresentação das contas médicas. IMPORTANTE:
Esse parâmetro é utilizado conjuntamente com o atributo d
mesmo nome presente no cadastro de pessoas jurídicas no IW. Ou seja, no faturamento das contas para Operadoras que estejam
cadastradas como “Faturamento fracionado (BILLINGFRACTION)= sim” os materiais que estiverem igualmente
cadastradas com “Faturamento fracionado (BILLINGFRACTION)= sim” terão suas quantidades apresentadas na
conta expressas na unidade de medida de prescrição ao invés da unidade de medica de estoque.
(2) Compensação Excesso Faturamento (BILCOMPENSATE): (sim,não).
Esse atributo é utilizado em algumas abordagens de gestão de materiais atípicas
descritas nesse tópico. Utiliza-se esse atributo para ativar a compensação
automatizada no faturamento de alguns materiais gerenciados com regime de
abastecimento automático (somente os materiais com esse atributo valorado com
“sim” estarão sujeitos aos algoritmos de compensação automatizada no
faturamento. Veja mais detalhes no tópico “Modelos
Atípicos” nesse manual.
Atributos do Cadastro de Grupos de Dispensação Determinantes
A figura a seguir ilustra
a localização do menu em árvore do IW onde está posicionado o link para
lançamento da interface de cadastramento de grupos de dispensação.
Nota: O
motivo pelo qual a tabela de “Grupos de Dispensação” (GLBHEALTHPROVDEP) foi escolhida para receber esses parâmetros
reside no fato de que os grupos de dispensação são declarados “abaixo” das
filiais no IW. Quando consideramos da abordagem “Multi-Filial” do IW (que utiliza a tabela GLBHEALTHPROVIDER como cadastro oficial das diversas filiais) essa
estratégia de parametrização permitirá que dentro de um mesmo grupo empresarial
possam coexistir filiais operando simultaneamente com comportamento diferentes
com relação a “Compensação Automática
Excessos” e / ou “Automação da gestão
do estoque leito”.
Compensação Automática Excessos
(RELEASEAUTOCOMP): Esse atributo ativa as rotinas de compensação
automatizada de excessos na dispensação para os pacientes associados ao “Grupo
de Dispensação”. IMPORTANTE: Para
que a compensação automatizada de excessos na dispensação seja ativada será
necessário também valorar adequadamente os seguintes atributos no cadastro de
materiais: (1) "qtde min consumo
(MINCONSUMPTION)= 0", (2) "política
de dispensação (DELIVERYPOLICY) = embalagem" , (3) "Regime
de abastec leito (PATIENTSUPPOLICY
)= reposição automática, e (4) “Compensação
Excesso Faturamento (BILLCOMPENSATE) = sim.
Automação da gestão do estoque leito (AUTORESUPPLY): Esse atributo fará a
ativação das rotinas de solicitação de reposição de materiais geridos em “Regime de abastecimento = Estoque do
Paciente”. Essa funcionalidade dispensa a necessidade de realização de
solicitações explícitas das reposições de estoque do paciente, automatizando as
rotinas de reposição dos medicamentos e materiais administrados em regime de
abastecimento “Estoque do Paciente”. Veja tópico a seguir com uma descrição
precisa das regras de cálculo implementadas. Veja tópico “Automação de Requisições para
Materiais em Regime de Abastecimento = “Estoque do Paciente” para ter mais
detalhes sobre essa funcionalidade.
Modelos de Referência para Gestão
da Dispensação e Faturamento de Materiais (Recomendações)
Para cada tipo de medicamento / material
no que se refere à sua apresentação e fracionamento deverão ser valorados
parâmetros determinantes do processo de dispensação e do faturamento adequados
para que sejam obtidos o comportamento necessário / desejado pelos gestores do
Home Care tanto na gestão da dispensação quanto no resultado obtido no
faturamento das contas dos pacientes.
Modelos
Tradicionais
Em
uma implantação típica em empresas de Home Care os modelos tradicionais
atenderão a todos os requisitos de processo.
|
Nº |
Tipo
do Parâmetro |
Parâmetro
e Valoração |
|
1 |
O parâmetro de “Grupo de Dispensação” (GLBHEALTHPROVDEP) |
Compensação
Automática Excessos (Coluna: RELEASEAUTOCOMP) deverá ser desligado
(valorado com “não”) |
|
2 |
O parâmetro de “Grupo de Dispensação” (GLBHEALTHPROVDEP) |
Automação
gestão estoque leito (Coluna: PATIENTSTORAGEAUTO) deverá ser ativado (valorado com “sim”) |
|
3 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
Compensação
Faturamento (Coluna: BillConpensate) do cadastro de materiais (F01032) deverá ser
valorado com “não” para esses medicamentos. |
|
4 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
Eventualmente o
atributo “Faturamento Fracionado” (BillingFraction)
deverá ser ativado (veja detalhes no quadro de exemplos de casos de uso de
modelos atípicos abaixo (***1). |
|
5 |
Parâmetro Global (Interface 151) |
O parâmetro
FIN_PAYMENT_COMPENSE_BEHAVIOR deve ser inativado. |
|
6 |
Cadastro de Pessoa Jurídica (Interface F01014) |
Eventualmente o
atributo do cadastro de Pessoa Jurídica “Faturamento Fracionado” (BillingFraction) deverá ser ativado
(veja detalhes no quadro de exemplos de casos de uso de modelos atípicos
abaixo (***1). |
Nessa abordagem os medicamentos, materiais de enfermagem e dietas que são unitarizáveis são configurados com
“Regime de Abastecimento = Reposição
Automática” e os itens não
unitarizáveis são classificado com “Regime
de Abastecimento = Estoque do Paciente” (recomenda-se a ativação do
parâmetro de “Grupo de Dispensação” denominado “Automação da gestão do estoque leito (AUTORESUPPLY)”.
Dentro desse princípio, os medicamentos, materiais de enfermagem e dietas com “Regime de abastecimento” = “Reposição
Automática” serão faturados com base no cronograma de aplicações da prescrição (coluna “Quantidade
Ajustada” (AdjustedQuantity): Se refere à quantidade de cada evento no
cronograma da prescrição referido à unidade de medida de estoque). Nota: Operações de “edição de
quantidade” de itens automáticos realizadas na lista de verificação sobre itens
com Regime de Abastecimento = “Reposição Automática” serão abatidos na
dispensação, no cálculo do faturamento e cálculo do orçamento. Os itens com
Regime de Abastecimento = “Estoque do
Paciente” serão faturados com base no conceito
de “estimativa de embalagens abertas” necessárias para manter o paciente
abastecimento durante o período de cada prescrição.
Detalhamentos
da Parametrização dos Modelos Tradicionais (Atributos da tabela MATMATERIALTYPE
(F01032))
|
N° Modelo |
Descritivo do Modelo |
U.M Estoque |
U.M Prescrição |
Faturamento Fracionado |
Política de Dispensação |
Regime Abastecimento |
Permitir Dispensação de Qtde a maior |
Qtde Min Cons.
(UM_Estoque) |
Qtde Min Mov. (UM_Estoque) |
Quantidade Embalagem (MatMaterialType: MINPACKAGE) |
Política Geração Rótulos (MatMaterialType: MATERIALPOLICYCOMP) |
Compensação Faturamento |
|
1 |
CP com prescrição
em CP, dispensação em CP (unitarizada) e faturamento em CP |
CP |
CP |
Não (CP) |
Unitarizada (CP) |
Reposição
Automática |
Não |
1 |
1 |
1 |
Unitarizado |
Não |
|
2 |
Frasco com prescrição
em mL , dispensação em Frasco e faturamento em
Frasco |
Frasco |
mL |
Não (Frasco) |
Unitarizada
(Frasco) |
Estoque do Paciente |
Não |
0 |
1 |
1 |
Unitarizado |
Não |
|
3 |
Frasco com prescrição
em Gts, dispensação em Frasco e faturamento em Frasco |
Frasco |
Gts |
Não (Frasco) |
Unitarizado
(Frasco) |
Estoque do Paciente |
Não |
0 |
1 |
1 |
Unitarizado |
Não |
|
4 |
Tubo com prescrição
em Gr, dispensação em Tubo e faturamento em Tubo |
Tubo |
Gr |
Não (Tubo) |
Unitarizado (Tubo) |
Estoque do Paciente |
Não |
0 |
1 |
1 |
Unitarizado |
Não |
|
5 |
Tubo com prescrição
em “Aplicação”, dispensação em Tubo e faturamento em Tubo |
Tubo |
Aplicação |
Não (Tubo) |
Unitarizado (Tubo) |
Estoque do Paciente |
Não |
0 |
1 |
1 |
Unitarizado |
Não |
Modelos Atípicos
Existem alguns fatores que podem
eventualmente motivar a adoção de modelos classificados como “atípicos” na
gestão da dispensação e faturamento de materiais.
Seguem alguns exemplos:
Caso exemplo 1: Algumas operadoras
(casos raros) existem a apresentação do faturamento de algumas medicações com
apresentação em frascos ou pomadas com as quantidades expressas em (mL) ou (Gr)
e não admitem a cobrança de frascos ou tubos inteiros, mas sim frações dessas
unidades correspondentes às quantidades efetivamente utilizadas no tratamento
dos pacientes. Esse modelo definitivamente não se adequa a dinâmica e às
características da atenção domiciliar (tem mais características de processos
hospitalares onde esses medicamentos são passíveis de fracionamento). Para se
adequar a esse tipo de exigência o IW oferece a possibilidade de parametrização
utilizando um modelo atípico de gestão.
Caso exemplo 2: Algumas empresas de
Home Care optam por adotar dispensação de medicamentos com apresentação em CP
(comprimido) em “Caixas” fechadas (com 20 , 30 CP etc)
para evitar o custo da unitarização e simplificar os processos da dispensação.
Essa decisão quando combinada com Operadoras que não “admitem o faturamento de
quantidades a maior de CP´s (não admitem a cobrança antecipada de caixas
fechada) pode motivar a adoção de um modelo atípico na gestão da dispensação e
faturamento. A escolha dessa abordagem está relacionada com uma análise de “custo benefício” (o custo é o possível sub faturamento de
quantidades enviadas a maior para o domicílio não retornáveis (quando a caixa
ou frasco já foi aberto no domicílio e, o benefício é a simplificação e
agilização do processo de dispensação). Nota: Pontuamos que a abordagem mais
comum encontrada em processos de atenção domiciliar é a unitarização de
medicações com apresentação em CP em cartelas. Para aqueles medicamentos com
apresentação em capsulas embaladas em frascos herméticos adota-se a dispensação
do frasco fechado com a cobrança do frasco inteiro (cobrança por estimativa de
embalagens abertas do IW para medicamentos com “Regime de
Abastecimento = Estoque do Paciente”) e não somente das capsulas
efetivamente utilizadas.
Nessa abordagem a seguinte parametrização geral deve ser adotada:
|
Nº |
Tipo
do Parâmetro |
Parâmetro
e Valoração |
|
1 |
O parâmetro de “Grupo de Dispensação” (GLBHEALTHPROVDEP) |
Compensação
Automática Excessos (Coluna: RELEASEAUTOCOMP) deverá ser ativado (valorado com “sim”) |
|
2 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
Compensação
Faturamento (Coluna: BillConpensate) do cadastro de materiais (F01032) deverá ser
valorado com (“sim”) para esses medicamentos. |
|
3 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
Atributo Regime
de Abastecimento (PATIENTSUPPOLICY)
deverá ser valorado com a opção Reposição
Automática para esses medicamentos. Ou seja, aqueles itens configurados
com regime de abastecimento “Estoque do Paciente” já possuem uma dinâmica de abastecimento
que trata naturalmente a compensação dos excessos. |
|
4 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
O atributo Qtde
mínima de consumo (MinConsumption)
deverá ser valorado com “0” (zero) para esses medicamentos. Ou seja, itens que permitem consumo
parciais apresentam a condição para formação de excessos de abastecimento
passíveis de compensação. |
|
5 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
O atributo Política
de dispensação (DELIVERYPOLICY)
deverá ser valorado com a opção Embalagem
para esses medicamentos. Ou seja, itens dispensados por “Embalagem”
apresentam a condição para formação de excessos de abastecimento passíveis de
compensação. |
|
6 |
Cadastro de Materiais (Interface F01032) |
Eventualmente o
atributo “Faturamento Fracionado” (BillingFraction)
deverá ser ativado (veja detalhes no quadro de exemplos de casos de uso de
modelos atípicos abaixo (***). |
|
7 |
Parâmetro Global (Interface 151) |
O parâmetro
FIN_PAYMENT_COMPENSE_BEHAVIOR deve ser ativado. |
|
8 |
Cadastro de Pessoa Jurídica (Interface F01014) |
Eventualmente o
atributo do cadastro de Pessoa Jurídica “Faturamento Fracionado” (BillingFraction) deverá ser ativado
(veja detalhes no quadro de exemplos de casos de uso de modelos atípicos
abaixo (***). |
Nessa abordagem o sistema calculará automaticamente o excesso dispensado e fará
o ajuste automatizado das quantidades nos cronogramas na prescrição (coluna: AdjustedQuantity) de modo a dispensar
quantidades a menor compensando os excessos dispensados anteriormente. Além
disso, no cálculo do faturamento e também do
orçamento o sistema processará o computo das quantidades a serem faturadas
observando a coluna “Quantidade Ajustada Original” (AdjustedQuantityOrig). Esse comportamento é fundamental para que as
quantidades compensadas (dispensadas a menor) sejam corretamente faturadas e
igualmente contabilizadas no cálculo do orçamento.
Por exemplo: Nesse caso o Home Care dispensará uma caixa fechada com 30 CP que poderá durar mais de um ciclo
de dispensação (suponha um ciclo de 15
dias). No próximo ciclo de
dispensação o sistema fará a compensação do excesso, não enviando uma nova
caixa (mantendo o paciente abastecido com o excesso da dispensação do ciclo
anterior). No cálculo do faturamento e do orçamento, o sistema irá calcuar as
quantidades a partir do cronograma de aplicações dos medicamentos no período do
faturamento (com base na quantidade de fluxo original (AdjustedQuantityOrig)) e não na quantidade de fluxo ajustada (AdustedQuantity). Nota: Essa abordagem pode gerar “subfaturamento” em casos de alta
do paciente em situações em que tenhamos excessos não retornáveis (Ex.: caixas
que retornem abertas com quantidades parciais não reutilizáveis pelo estoque) e
que se referem ao abastecimento de eventos do cronograma de aplicação
“posterior à data da alta do paciente” (essas quantidades deixam de ser
faturadas nessa abordagem). Nota: Uma outra imperfeição da abordagem de
compensação de excessos poderá ocorrer em casos de prescrição de medicações com
dosagens muito baixas (Ex.: um frasco de uma medicação em gotas que irá
abastecer o paciente durante muito tempo (vários meses). Esse tipo de caso é
bastante raro, mas quando ocorrer combinado com a ativação da parametrização de
“compensação de excessos” com a ativação da compensação no faturamento poderá
provocar faturamento a maior desse tipo de medicação pela seguinte razão: O
faturamento será contabilizado pelo fluxo (cronograma, baseado na coluna
ADJUSTEDQUANTITYORIG), desse modo ao final de mais de um mês de calculo de
faturamento o sistema irá apurar uma quantidade (fração a ser cobrada) que deverá
ser arredondada para um número inteiro (múltiplo da unidade de medida de
estoque do material).
Notas Complementares:
(a) O algoritmo de compensação de excessos irá atuar de forma a exclusivamente
“reduzir quantidades solicitadas à
dispensação”, ou seja, essa rotina não se preocupa em “identificar faltas de medicamentos” e nunca irá “aumentar a
quantidade a ser dispensada”.
Detalhamentos da Parametrização dos
Modelos Atípicos (Atributos da tabela MATMATERIALTYPE (F01032))
|
N° Modelo |
Descritivo do Modelo |
U.M Estoque |
U.M Prescrição |
Faturamento Fracionado |
Política de Dispensação |
Regime Abastecimento |
Permitir Dispensação de Qtde a maior |
Qtde Min Cons. (UM_Estoque) |
Qtde Min Mov. (UM_Estoque) |
Quantidade Embalagem (MatMaterialType: MINPACKAGE) |
Política Geração Rótulos (MatMaterialType: MATERIALPOLICYCOMP) |
Compensação Faturamento |
|
1 |
Frasco com
prescrição em mL, dispensação em Frasco e faturamento em mL |
Frasco |
mL |
Sim (mL) |
Embalagem (Frasco) |
Reposição Automática |
Sim |
0 |
1 |
1 (Frasco) |
Embalagem |
Sim |
|
2 |
Pomada (tubo)
com prescrição em (Gr) , dispensação em Tubo e
faturamento em Gr |
Tubo |
Gr |
Sim (mL) |
Embalagem (Tubo) |
Reposição Automática |
Sim |
0 |
1 |
1 (Frasco) |
Embalagem |
Sim |
|
3 |
CP com prescrição
em CP, Dispensação em Caixa e faturamento em CP |
CP |
CP |
Não (CP) |
Embalagem (Caixa) |
Reposição Automática |
Sim |
0 |
1 |
1 (Caixa) |
Embalagem |
Sim |
|
IMPORTANTE: O uso de modelos que classificamos como
“Atípicos” deve ser adotado com bastante critério. Ao tomar essa decisão
deve-se estar consciente das características dessa abordagem tendo em mente
que, nessa alternativa, estamos delegando ao sistema o cálculo de compensação
de quantidades. Esses algoritmos serão sempre consistentes com o que estiver
apontado no sistema com possibilidades mínimas de falha nas quantidades a
compensar calculadas. Casos de questionamento sobre a exatidão da quantidade
compensada, se postadas no sistema de chamados, devem esta embasadas em
análise detalhada prévia do fluxo de quantidades com apontamento de
evidências consistentes para que o chamado seja acatado para análise e
depuração. |
Característica do Fluxo de Materiais com a Compensação Automática de Excessos
Quando a rotina de
compensação de excessos é ativada o cronograma de aplicação dos itens terá uma
característica como a ilustrada abaixo:
A quantidade requerida pelo paciente após a atuação da compensação (redução da
quantidade) será lançada no 1
º fluxo da prescrição e as
quantidades nos demais horários ficará igual a zero.
Essa característica diferenciada do cronograma de aplicações permite
diferenciar quando a alteração na quantidade a dispensar foi realizada pela
“rotina automatizada de compensação de excessos” dos casos onde
ocorreu “ação manual do usuário”
(através do uso do botão “Ajustar Qtde”
ilustrado na figura a seguir:
Quando o ajuste de quantidade for proveniente de ação manual do usuário (uso do botão “Ajustar Qtde”) o cronograma de aplicações
ficará com a seguinte característica:
Nessa transação o sistema
irá compensar a quantidade alterando para “0” (zero) a quantidade dos fluxos
no sentido cronológico crescente até abater a quantidade comandada pelo
usuário
Nota: Essa diferença de
comportamento do sistema nas duas operações “Compensação Automática de Excessos” versus “Compensação Manual” é particularmente útil em casos de rastreamento
e diagnósticos de casos para identificar qual foi a origem da operação de
redução da quantidade na dispensação.