Central de Controle do Agendamento das Consultas Interdisciplinares

Para a gestão dos processos de agendamento das visitas planejadas o IW oferece basicamente dois caminhos :

- [1] - Agendamento das visitas a partir do painel “Programar visitas” do prontuário
- [2] - Agendamento das Visitas a partir da Interface F01200 – (Central de Controle de Agendamentos)
- [3] - Interface para o Gerenciamento da Agenda do Profissional

Agendamento das visitas a partir do painel “Programar visitas” do prontuário

Utiliza-se esse processo quando se deseja efetivar o agendamento das consultas planejadas para um paciente em especial.

A figura a seguir ilustra o painel “Programar visitas” do prontuário eletrônico já populado com um planejamento de visitas de um paciente. Para facilitar o processo de marcação das visitas programadas, vamos classificar as visitas por tipo de especialidade, conforme procedimentos a seguir:

Posicione o mouse no Gride da tela (linha azul com o nome das colunas) na coluna 'Especialidade' e com o botão direito abra a Janela de Opções e escolha a opção “Especialidade: Crescente'. Com isto, o IW irá classificar as visitas programadas por tipo de especialidade, assim ficará mais fácil selecionar as visitas de uma mesma especialidade, conforme a figura abaixo, para agendarmos o profissional que irá atender a esse paciente nessa especialidade:

Com o mouse posicione na primeira linha da especialidade que se deseja agendar a um profissional e arrastando sobre as demais linhas, marque todas as linhas desta especialidade, conforme já ilustrado acima. Após a seleção das linhas com as consultas desejadas para o agendamento, clique no botão 'Agendar' , na opção 'Agendar Consultas'. O IW irpa lançar a interface F01200 já posicionada na segunda aba denominada “Agendar consultas” conforme ilustrado abaixo :

O IW permite que agendamento seja realizado individualmente “consulta a consulta” ou em “grupo”. Para realizar o agendamento de forma individualizada (de uma consulta planejada em especial) selecione uma única linha no gride e navegue para a terceira da F01200. A figura a seguir ilustra essa navegação:

Nessa condição de navegação o IW irá apresentar no gride de cima os dados referentes à consulta planejada que foi selecionada na aba anterioir (note em especial as colunas “Agendar de” e “Agendar até” que determinam o período de tempo dentro do qual a consulta deverá ser agendada. No gride debaixo serão apresentados todos os profissionais somente da “especialidade” da consulta (**).

(**) Nota : Um profissional pode ter mais de uma especialidade associado a ele. Por exemplo: Um profissional pode ser “Médico Visitador” e também ser “Médico supervisor”. O IW faz uma filtragem inteligente dos profissionais apresentados como opção para o agendamento na F01200 mostrando todos os profissionais tais que dentro da sua gama de especialidades consta a “especialidade” da consulta a ser agendada.

No exemplo acima foi selecionada uma consulta isolada para ser agenda cuja especialidade é “Enfermeira Visitadora”. Note que no gride debaixo ilustrado acima o IW mostra todos os profissionais que possuem a especialidade “Enfermeiro(a) Visitadora” como sendo ou a sua especialidade principal ou como sendo uma das especialidades secundárias do profissional.

Note especialmente que : No exemplo acima “algumas linhas apresentam o nome do profissional em branco”. Essa condição irá ocorrer sempre que um profissional for “inativado” no cadastro de profissionais mas a sua agenda eletrônica não tiver sido removida (o procedimento correto para inativação de um profissional será : (a) transferir todas as consultas agendadas desse profissional para um outro profissional ativo; (b) Remover a agenda eletrônica do profissional inativado). Para sinalizar os casos onde o processo de inativação do profissional não foi executado da forma correta, o IW propositalmente continua trazendo os dados de agendamento desses profissionais inativados (apresentando seus nomes em branco no agendamento, para evitar que sejam agendadas consultas para os mesmos). Nesses casos deve-se providenciar para que suas agendas sejam transferidas para outros profissionais com a posterior remoção da agenda eletrônica dos mesmos. Nota : Para visualizar o nome do profissional execute um duplo clique sobre uma célula da agenda desse profissional, o IW irá abrir a cx de diálogo de agendamento na qual consta visível o nome do profissional.

Note que o gride que mostra a agenda dos profissionais se organiza da seguinte forma : Na horizontal temos as datas cronologicamente crescentes, exemplo : 22/12 3º , 23/12 4º etc. Nas células do gride o IW apresenta uma barra de evolução e uma porcentagem que representam o “grau de ocupação” (em porcentagem de horários agendados em relação ao número total de horários configurados na agenda do profissional) da agenda de cada profissional em cada dia no horizonte de tempo exibido na interface.

Para efetivar o agendamento da consulta deve-se escolher um profissional e um uma data objetivada para o agendamento (note que interface do IW oferece com clareza todas as informações necessárias para efetivar o agendamento: datas “agendar de” , “agendar até” e grau de disponibilidade na agenda dos profissionais), em seguida execute um duplo clique com o botão esquerdo do mouse sobre a célula do gride correspondente ao dia da agenda do profissional no qual será efetivado o agendamento da consulta. Quando executamos um duplo clique com o botão esquerdo do mouse sobre uma célula do gride o IW irá abrir a caixa de diálogo F01204 – Detalhe da agenda de um dia do profissional. A figura a seguir ilustra essas interface :

A interface F01204 exibe o equivalente a uma página na agenda do profissional, exibindo os horários previstos na agenda e as consultas já agendadas nesse dia. Para proceder o agendamento propriamente dito selecione uma linha no gride correspondente a um horário “livre” na agenda do profissional e clique no botão “Agenda” especificamente na opção “Agendar”. Esse acionamento faz com que a consulta planejada selecionada previamente seja agendada para o profissional no horário selecionado.

Para efetivar o agendamento em grupo o processo segue basicamente a mesmo linha que descrevemos no caso do agendamento “consulta a consulta” com a diferença que para efetivar o agendamento em grupo deve-se selecionar várias linhas na segunda aba da F01290 e navegar para a a terceira aba “Agendar visitas” onde deve-se selecionar um profissional (clique na linha correspondente às disponibilidades de agendamento do profissional desejado) e em seguida clique no botão “Agendar Grupo”. Quando clicamos nesse botão “Agendar Grupo” o IW irá abrir a seguinte caixa de diálogo solicitando algumas restrições a serem consideradas pelo algoritmo de agendamento automatizado:

Responda às perguntas apresentadas na caixa de diálogo acima considerando os seguintes conceitos : “Considerar restrição de zoneamento” : fará com que o IW agende a consulta do paciente somente em dias onde a agenda do profissional citar o mesmo zoneamento do domicílio do paciente (na configuração da agenda eletrônica do profissional é possível designar um zoneamento para cada dia da semana na agenda). “Simultaneidade” : faz com que o IW esteja autorizado a agendar mais de uma consulta em um mesmo horário na agenda do profissional (ou seja: nessa condição o IW irá desconsiderar a restrição de horários livres nas agendas). “Máscara” : Determina máscaras de dias na semana que devem ser obedecidas no agendamento: exemplo : “2º, 4º e 6º” instrui o IW a agendar somente na segunda ou na quarta ou na sexta feira as consultas. Um vez respondidas as perguntas acima clique no botão “ok”. Isso faz com que o IW execute um algoritmo de agendamento automatizado distribuindo as consultas planejadas em horários na agenda do profissional selecionado. Ao final do algoritmo de agendamento automatizado o IW apresenta o resultado do agendamento indicando quantas consultas foram efetivamente agendadas e quantas não foram agendadas (ou seja, dependendo da disponibilidade na agenda do profissional e as regras de restrição informadas é possível que o algoritmo de agendamento automatizado não consiga agendar todas as consultas).

NOTA : Essa técnica de agendamento oferece uma forma rápida e ágil de agendar as consultas de um mesmo paciente / especialidade em lotes de forma automatizada. Porém essa técnica trata a questão da otimização do deslocamento dos profissionais através de um modelo de “zoneamento” que pressupõe um planejamento prévio das agendas dos profissionais distribuindo-se os dias das agendas em zoneamentos distintos. Na prática as oscilações de demanda distorcem esse planejamento gerando um resultado pouco satisfatório no que diz respeito à otimização do deslocamento dos profissionais (ao menos em cidades grandes onde o aspecto geo-referencial é mandatório para um agendamento otimizado). O modelo que melhor acomoda os aspectos “tempo” e “otimização do deslocamento”, em termos práticos, se mostrou ser o modelo de “inteligência de páginas próximas do guia”. Acesse o tópico “Agendando as consultas planejadas a partir da Interface F01200” onde é descrito um processo de agendamento utilizando o modelo de inteligência de páginas próximas de guia,

Estornando o Agendamento de Consultas

O estorno do agendamento de Consultas poderá ser efetuado clicando em uma ou mais visitas que estejam agendadas e pressionando o botão 'Agendar' e depois na opção 'Desagendar', conforme mostra a figura abaixo:

As outras opções do botão 'Agendar', 'Selecionar 1 em 4, 1 em 3 ou 1 em 2', são opções para facilitar a marcação das visitas programadas para fazer o agendamento das consultas.